จ้างทำระบบครั้งแรก ไม่รู้จะถามอะไร
เจ้าของร้านส่วนใหญ่ไม่ได้จ้างทำระบบบ่อยๆ พอถึงเวลาต้องเลือก คำถามที่นึกออกจึงมักมีแค่ "ราคาเท่าไหร่" กับ "เสร็จเมื่อไหร่"
สองคำถามนี้สำคัญ แต่ยังไม่พอ เรื่องที่ทำให้หลายร้านเสียเงินหรือเสียเวลา มักเป็นเรื่องที่ไม่ได้ถามตั้งแต่แรก แล้วมารู้ตอนระบบใช้งานจริงแล้ว
บทความนี้รวมคำถามที่เราอยากให้เจ้าของร้านถามทุกครั้ง ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจจ้างเราหรือจ้างเจ้าอื่น
เทียบให้เห็นภาพ: สองร้านที่จ้างทำระบบ
สถานการณ์นี้เป็นตัวอย่างสมมติ เพื่อให้เห็นความต่างระหว่างการจ้างแบบถามน้อยกับถามครบ
ถามแค่ราคากับวันเสร็จ
- ได้เห็นระบบครั้งแรกวันส่งมอบ ลองใช้แล้วหลายหน้าจอไม่ตรงกับการทำงานจริง
- หลังส่งมอบเจอระบบทำงานผิดพลาด ไม่แน่ใจว่าต้องจ่ายเพิ่มไหม
- มารู้ทีหลังว่ามีค่า server รายเดือน
- อยากย้ายไปใช้เจ้าอื่น แต่ขอข้อมูลลูกค้าและยอดขายออกมาไม่ได้
- อยากเพิ่มฟีเจอร์ ต้องเล่าทุกอย่างใหม่ให้คนที่ไม่รู้จักระบบเดิม
ถามครบก่อนตกลง
- รู้ขอบเขตงาน ราคา ระยะเวลา และค่ารายเดือนชัดตั้งแต่ก่อนเริ่ม
- ได้ลองใช้ระหว่างทำ ปรับหน้าจอกันจนลงตัวก่อนส่งมอบ
- รู้ว่ามีรับประกันแก้บั๊กนานแค่ไหน และหลังจากนั้นติดต่อใคร
- ตกลงกันชัดว่าข้อมูลและ source code เป็นของร้าน
- รู้ว่าเพิ่มระบบทีหลังได้ และระบบใหม่จะเชื่อมกับของเดิม
7 คำถามที่ควรถามก่อนตกลง
1. ข้อมูลร้านและ source code เป็นของใคร?
ข้อมูลลูกค้า ยอดขาย และ stock คือสิ่งที่ร้านสะสมมาทุกวัน ถามให้ชัดว่าถ้าวันหนึ่งเลิกใช้บริการ ร้านขอ export ข้อมูลออกไปได้ไหม ถ้าคำตอบไม่ชัด ร้านอาจถูกผูกไว้กับผู้ให้บริการรายเดียว
สำหรับงานที่เราทำ source code และข้อมูลทั้งหมดเป็นของร้าน ขอ export ได้ตลอด
2. นอกจากค่าทำระบบ มีค่าใช้จ่ายรายเดือนอะไรบ้าง?
ระบบส่วนใหญ่ต้องมี server ให้ทำงาน บางงานมีค่าดูแลรายเดือน และถ้าใช้ LINE OA ส่งข้อความเยอะ อาจมีค่าแพ็กเกจของ LINE ด้วย ขอให้แจ้งค่าใช้จ่ายเหล่านี้ตั้งแต่ตอนเสนอราคา จะได้ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
3. ได้ลองใช้ระหว่างทำไหม?
คนที่รู้ดีที่สุดว่าระบบควรเป็นแบบไหน คือคนที่ใช้ทุกวัน ถ้าได้เห็นระบบครั้งแรกตอนส่งมอบ การแก้ไขจะยากและช้ากว่าการได้ลองกดใช้จริงระหว่างทาง แล้วปรับกันทันที
4. หลังส่งมอบ ถ้าระบบมีปัญหา ติดต่อใคร และมีรับประกันไหม?
ถามทั้งระยะเวลารับประกัน ช่องทางติดต่อ และสิ่งที่ครอบคลุม สำหรับงานของเรา มีรับประกันแก้บั๊กฟรี 3 เดือนหลังส่งมอบ และทักมาทาง LINE ได้
5. ต้องซื้ออุปกรณ์ใหม่ไหม?
บางระบบบังคับใช้เครื่องเฉพาะ ซึ่งเพิ่มค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ ถามว่าใช้ tablet หรือเครื่องที่ร้านมีอยู่ได้ไหม และต้องซื้ออะไรเพิ่มบ้าง เช่น เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ
6. เริ่มระบบเดียวก่อน แล้วค่อยเพิ่มทีหลังได้ไหม?
ร้านไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างในครั้งเดียว ถามว่าถ้าวันหน้าอยากเพิ่มระบบอื่น เช่น stock หรือสะสมแต้ม ระบบใหม่จะเชื่อมกับของเดิมได้ไหม หรือต้องกรอกข้อมูลซ้ำสองที่
7. คนที่คุยด้วย คือคนที่ลงมือทำระบบหรือเปล่า?
ถ้าคุยกับคนหนึ่ง แต่คนทำเป็นอีกคน ความต้องการของร้านอาจตกหล่นระหว่างทาง การได้คุยกับคนที่ลงมือทำโดยตรง ช่วยให้ร้านไม่ต้องอธิบายซ้ำหลายรอบ
เตรียมอะไรก่อนคุย ได้ราคาที่ชัดขึ้น
ไม่ต้องเขียนเป็นเอกสาร เล่าในแชทก็พอ ยิ่งเล่าตรงกับการทำงานจริงของร้าน ใบเสนอราคาก็ยิ่งชัด
- ร้านขายอะไร และวันหนึ่งทำงานยังไง ตั้งแต่เปิดร้านจนปิดร้าน
- ปัญหาที่อยากแก้ที่สุดตอนนี้
- อุปกรณ์ที่มีอยู่แล้ว เช่น tablet หรือเครื่องพิมพ์
- แอปหรือโปรแกรมที่ใช้อยู่ตอนนี้
- งบประมาณคร่าวๆ ถ้ามี (บอกงบมาก่อนได้ จะได้รู้ว่างบนั้นทำอะไรได้บ้าง)
- แผนในอนาคต เช่น จะเปิดสาขาเพิ่มไหม
อยากถาม 7 ข้อนี้กับเราตรงๆ ไหม?
ทัก LINE มาถามได้ทุกข้อ หรือเล่าเรื่องร้านให้เราฟังก่อนก็ได้ เราประเมินราคาให้ฟรี คุยก่อน ตัดสินใจทีหลัง
แอด LINE ปรึกษาฟรี กรอกฟอร์มประเมินราคา
